Pratiques et procédures d’Équité Association au sujet de la protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels des particuliers est d’une importance fondamentale pour Équité Association (« Équité »). Équité a des procédures strictes pour protéger la vie privée des particuliers. Elle recueille, utilise et communique uniquement les renseignements personnels suffisants pour servir ses membres et clients efficacement et équitablement, tout en respectant les lois fédérales, provinciales et territoriales applicables. Équité n’utilise et ne communique pas de renseignements personnels pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée ou selon les limites permises ou ce qui est exigé par la loi.

Une personne peut-elle accéder aux renseignements personnels qu’Équité possède à son égard?

Oui, Équité lui donnera accès aux renseignements personnels qu’elle a dans ses dossiers. Toutefois, il pourrait y avoir des limites quant à notre capacité de répondre à une demande particulière. En voici quelques exemples :

Certains renseignements peuvent ne pas être organisés de manière à rendre les renseignements personnels accessibles.
Lorsque nous fournissons les renseignements, nous pourrions supprimer ou caviarder des parties de dossiers qui dévoileraient des renseignements personnels sur d’autres particuliers afin de protéger leur vie privée.
Dans plusieurs cas, Équité n’est que le gardien et non pas le propriétaire des renseignements. Si une personne a des préoccupations au sujet de l’exactitude des renseignements fournis, Équité dirigera la personne vers l’organisation qui a fourni les renseignements afinque les dossiers soient corrigés.

‍Comment une personne peut-elleaccéder aux renseignements personnels qu’Équité possède à son sujet?

La personne doit faire une demande par écrit au chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) d’Équité qui est tenu de lui envoyer une réponse par écrit dans un délai n’excédant pas trente jours.
La personne devra établir et confirmer son identité complète (par exemple, permis de conduite, carte d’assurance-maladie ou autre document émis par le gouvernement qui contient une adresse personnelle).
Équité peut exiger que la personne paie des frais pour compenser le coût de l’extraction des renseignements.

Cette Politique sur la protection des renseignements personnels décrit la façon dont Équité traite les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a le contrôle au sujet des particuliers à l’extérieur d’Équité. La politique se fonde sur les lois en vigueur visant à protéger les renseignements personnels notamment, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Personal Information Protection Act, (« PIPA – Alberta ») :

Rôles et responsabilités du personnel

L’accès aux renseignements au sein d’Équité Association est limité uniquement aux personnes dont l’accès aux renseignements est nécessaire pour accomplir leurs tâches, comme le traitement des données ou les enquêtes.

Collecte : Dans la plupart des cas, Équité ne collecte pas de renseignements. Les renseignements sont plutôt transférés par des tiers à l’équipe de la technologie de l’information et à l’équipe des services d’enquête aux fins de traiter les renseignements et d’effectuer les enquêtes lorsqu’ils ont trait à la prévention, la détection et l’élimination de la fraude.
Utilisation : Les renseignements sont utilisés par l’équipe de la technologie et l’équipe des services d’enquête aux seules fins de prévenir, détecter et/ou éliminer la fraude avec le consentement ou selon les exceptions prévues par la loi. Équité ne vend pas les renseignements. Le traitement des renseignements peut être facilité par des processeurs tiers qui doivent suivre les mêmes normes qu’Équité concernant la protection des renseignements personnels. Le traitement des renseignements peut comprendre la technologie qui identifie les comportements; par contre, aucune décision ne se fonde exclusivement sur le traitement automatisé.
Communication : Les renseignements peuvent être communiqués à des tiers, y compris des organismes d’application de la loi et des organismes de réglementation exclusivement aux fins de prévenir, de détecter et d’éliminer la fraude. Les renseignements ne sont communiqués qu’avec le consentement ou selon les exceptions prévues par la loi. Lorsqu’elle communique des renseignements, Équité respecte ses obligations conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables. Il est possible que des renseignements issus du Québec puissent être communiqués à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, les renseignements sont entreposés au Canada.
Conservation : Voir les sections Utilisation limitée, communication et conservation et Exactitude ci-dessous. L’équipe de la technologie d’Équité et l’équipe des services d’enquête, de même que le chef de la protection des renseignements personnels, sont responsables de la conservation des renseignements.
Destruction : Voir la section Utilisation limitée, communication et conservation ci-dessous. L’équipe de la technologie d’Équité et l’équipe des services d’enquête, de même que le chef de la protection des renseignements personnels, sont responsables de la destruction des renseignements.

Responsabilité : Équité est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a le contrôle, y compris les renseignements personnels qu’elle transfère à des fournisseurs de services pour exécuter des fonctions au nom d’Équité. Équité a nommé un chef de la protection des renseignements personnels qui est responsable du traitement de ces renseignements personnels.
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‍Déterminationdes fins de la collecte des renseignements : Avant que des renseignements soient recueillis, ou au moment de leur collecte, Équité indique à la personne les fins pour lesquelles elle recueille les renseignements personnels.

Consentement : La collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels ne sont effectuées qu’avec la connaissance et le consentement de la personne, sauf dans des circonstances permises ou exigées par la loi. Tous les efforts raisonnables sont pris pour faire en sorte que la personne comprend de quelle manière ses renseignements personnels seront utilisés.

Limitationde la collecte : Lacollecte des renseignements personnels est limitée aux renseignementsnécessaires à Équité pour réaliser les fins identifiées.

Limitationde l’utilisation, de la communication et de la conservation : Équité n’utilise ou ne communique les renseignements personnels que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Équité ne conserve les renseignements personnels que pour le temps nécessaire à accomplir ces fins. Équité ne communique pas les renseignements personnels à des tiers, sauf si nécessaire dans l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Exactitude : Les renseignements personnels sont gardés aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils doivent être utilisés. Une personne peut en tout temps déterminer l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels qu’Équité possède à son sujet et peut faire modifier les renseignements s’il est établi qu’ils sont inexacts ou incomplets.

Mesuresde sécurité : Les renseignements personnels d’un particulier sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Équité veille à ce que les renseignements personnels soient entreposés dans des dossiers électroniques et physiques qui sont sécurisés. Les mesures de sécurité comprennent des serrures sur les classeurs et un accès restreint aux ordinateurs.

Transparence : Équité met à la disposition des particuliers des renseignements au sujet de sa politique et de ses pratiques concernant la gestion d’Équité des renseignements personnels.

Accès individuel : à la demande d’une personne faite par écrit, Équité informera la personne de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels qui la concernent. La personne auraun accès raisonnable à ses renseignements personnels et pourra évaluer leur exactitude et leur intégralité, sauf dans certaines circonstances, conformes aux lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur au Canada. Lorsque l’accès n’est pas fourni, Équité expliquera les motifs du refus de l’accès aux renseignements.

Conformité : Toutes les personnes qui ont des questions sur le traitement des renseignements personnels par Équité ou qui désirent s’informer de la conformité aux principes susmentionnés peuvent contacter le chef de la protection des renseignements personnels d’Équité :

Danielle Wilkinson, Chef de la protection des renseignements personnels
Équité Association
2235, avenue Sheppard Est
Atria II, bureau 600
Toronto ON M2J 5B5

Courriel : privacy@equiteco.ca

Équité Association a des procédures en place pour recevoir les plaintes et demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Les procédures de règlement de plaintes sont facilement accessibles et simples à suivre. Équité enquêtera sur toutes les plaintes; et si une plainte est justifiée, Équité prendra les mesuresnécessaires, y compris modifier ses politiques et pratiques s’il y a lieu.